Vše co je úzce svázáno s fungováním společenství, patří společenství, kdokoliv odchází z funkce, nemůže sebou odnést dokumentaci, která vznikla v době jeho fungování ve výboru SVJ.

Viz. zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě, zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví ve znění pozdějších předpisů zákon č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů v platném znění, vyhláška č. 646/2004 Sb o podrobnostech výkonu spisové sužby).

Takže jakmile starému výboru skončí členství ve výboru i funkce, musí předat vše svému nástupci.