Dle § 4 dikce zák. 67/2013 Sb. o výši záloh se má primárně dohodnout příjemce s poskytovatelem, alternativně rozhodne SVJ, když rozhodnutí o výši záloh a způsobu jejich stanovení je dle § 1200 NOZ v kompetenci shromáždění. Pokud tedy výbor (natož externí správce) rozhodne o výši záloh podle momentální nálady nebo jestli ráno pršelo, je to špatně. Zákon dále v § 1 říká, že veškerá ujednání musí být písemná (v případě SVJ tedy musí být zaznamenána v zápise ze shromáždění, nestačí jen zápis z jednání výboru, protože výbor není kompetentní; pravidla mohou být také ve stanovách). Shromáždění může např. rozhodnout o minimální výši záloh za každou službu (vlastník si může stanovit vyšší zálohu, ale nikoli nižší než schválenou) a má schválit celkovou výši záloh za celé SVJ (např. v rámci rozpočtu, nebo samostatně). Řešení otázky se jistě dá najít víc, ale tato jsou nejčastější.

Totéž platí o výši příspěvků na správu domu a pozemku, bez schválení jejich celkové výše (např. v rámci rozpočtu nebo jinou metodou, dokážu si představit i schválení metody XX Kč/m2) těžko může výbor sám rozhodnout o jejich vybírání. Takové rozhodnutí by bylo nicotné, jelikož není v kompetenci výboru.

Mnoho SVJ dělá chybu, že výbor (nebo externí správce) podepíše jakýsi předpis plateb a domnívají se, že je to platební titul. To je částečně pravda, ale vydání předpisu plateb musí předcházet rozhodnutí shromáždění.

Mluvím z praxe, protože jedno SBD to na mě zkusilo, poslali mi předpis plateb, já podle něj neplatil, oni podali žalobu a prohráli jí, jelikož předpis schvalovalo představenstvo SBD (vykonávající funkci pověřeného vlastníka). Šlo o částku vyšší než bagatelní, SVJ se odvolalo, ale žaloba už přes dva roky leží u odvolacího soudu a zatím se nic neděje.