Není sice dána veřejnoprávní povinnost opatřovat doklad razítkem či podpisem, ale to neodpovídá na dotaz tazatele. Ten se ptal na soukromoprávní vztahy.

• U písemného právního úkonu dokument musí být podepsán předsedou a dalším členem výboru, popř. opatřen i otiskem razítka (viz obsah zápisu v rejstříku). Tato povinnost SVJ je veřejnoprávní.
• I když nejde o písemný právní úkon, příjemce anonymního dokladu nemá žádným právním předpisem uloženu povinnost považovat jej za věrohodný a neporušený doklad.

Věrohodnost a neporušenost dokladu lze zajistit různými způsoby podle toho, zda dokument má papírovou podobu, nebo elektronickou.

• Věrohodnost = jistota, že doklad vytvořila určitá oprávněná osoba
• Neporušenost = doklad nebyl dodatečně změněn třetí stranou (např. při dopravě).

• Papírový dokument
Je doručován způsobem, který je stanoven dohodou stran. Tazatel si tedy musí přečíst stanovy SVJ. Není-li takové dohody, doručuje se soukromoprávně např. do vlastních rukou, nebo do poštovní schránky označené jménem adresáta v místě, kde se obvykle zdržuje. Pokud se tazatel nezdržuje v místě, měl by to pro jistotu prokazatelně oznámit; vhození dokumentu do schránky nemůže pak být považováno za řádné doručení, neboť písemnost se nedostala do sféry adresáta. O doručování jsem psal podrobně jinde: http://www.portalsvj.cz/…e/dorucovani#….

Pokud tazatel dostal do schránky pouze jakýsi papír, nemá právní povinnost považovat jej za věrohodný, zejména není-li možno nijak zjistit, zda osoba, která doklad údajně vystavila, jej skutečně vystavila. V pochybnostech je možno požadovat doplnit podpis či razítko na důkaz věrohodnosti a pravosti dokumentu, pokud dohoda obou stran nestanovila jiný postup. Stanovy SVJ mohou určovat způsob doručování, ale nejde-li o zabezpečené doručení, nemohou vyloučit požadavek vlastníka na ověření pravosti u jednotlivého konkrétního dokumentu.

• Dohoda stran
Dohoda o způsobu předávání dokumentů (vyúčtování, předpisů záloh atd.) může být písemná, ústní i konkludentní (podle jednání). Například: Vloni vlastník jednotky přijal a uhradil částku na základě emailem odeslaného naskenovaného dokladu; nadále se tedy předpokládá konkludentní souhlas s tímto způsobem doručování. Obdobně platí, že pokud jste uhradil nedoplatek z vyúčtování na základě oznámení na vývěsce SVJ, bude se nadále předpokládat, že tento způsob doručování přijímáte. Zdůrazňuji, že v pochybnostech je příjemce dokladu vždy oprávněn požádat SVJ o potvrzení pravosti. Neučiní-li to, pak lze mít za to, že pochybnost neměl.

• Elektronický dokument
Věrohodnost a neporušenost dokladu lze (podle názoru některých státních úřadů) zajistit pouze těmito způsoby:

• uznávaným elektronickým podpisem, nebo
• uznávanou elektronickou značkou, nebo
• elektronickou výměnou dat (EDI), jestliže dohoda o této výměně stanoví užití postupů zaručujících věrohodnost původu a neporušenost obsahu.

Účastník komunikace není povinen souhlasit s odesíláním/při­jímáním dokladů v elektronické podobě. Pokud odesílatel/adresát s použitím dokladu v elektronické podobě nesouhlasí, nelze tento způsob vzájemné komunikace používat.

Poznámka: pouhé zaslání dokumentu (doc, pdf, naskenovaný obrázek) běžným emailem není elektronickým dokladem a není samo o sobě považováno za věrohodné. Dokument zaslaný emailem je v podstatě papírový dokument, který u příjemce musí být opět převeden do papírové podoby. Opět platí, že záleží na dohodě stran o tom, co budou považovat za doručení věrohodného dokumentu.

Z tohoto hlediska je zajímavé stanovisko Generálního finančního ředitelství k pravidlům fakturace ve vztahu k implementaci Směrnice EU/45/2010 do zákona o DPH (Č.j.: 10148/13/7001–21000–506729), viz http://cds.mfcr.cz/…akturaci.PDF.

lake