Na začátek znovu definice co je dokument, aby bylo jasno:

Dokument je z hlediska českého práva definován zákonem o archivnictví a spisové službě. Je jím každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena svým původcem nebo byla původci doručena.

Příklady dokumentů, které nejsou doklady:

Schéma elektroinstalace / schéma zapojení rozvaděče – opravdu není dokladem (přitom je docela důležitý).

Fotografie domu – nepředstavuje doklad.

Návod na údržbu / servisní manuál technologického zařízení – jakkoliv důležitý dokument (pro výbor/správce/ser­visní firmu) to je, není dokladem.

Zvuková nahrávka ze zasedání shromáždění – není doklad, ale je to vhodný podklad k vypracování zápisu (nebo kontrole zápisu) ze zasedání.

Obecně: Dokumentem je i list papíru s jednou tečkou – zaznamenaná informace je prakticky s nulovou informační hodnotou, ale je to dokument (a není to doklad). Dokumentem je i prázdný digitální soubor (opět vlastní informační hodnota 0, ale existují metadata jako název souboru a datum/čas – a již to představuje zaznamenanou informaci).

Dokumentem bude i pokreslený list vaším dítkem. Informační hodnota bude asi blízká 0, zato emocionální hodnota bude možná tak vysoká, že tento list papíru skončí vystaven na vaší lednici – a také to nebude doklad…