Dálkové předkládání cenových návrhů a hlasování on-line v SVJ

Vložil PN8, 17. Leden 2021 - 1:23 ::

Vzhledem k omezením ve shromažďování osob týkajícím se COVID-19 není možné svolat schůzi klasicky s fyzickou přítomností vlastníků. Musíme ovšem rozhodnout o nezbytných opravách.

Napadá mne použít on line program (software) s možností nahrát – zaslat do něj cenové návrhy na opravy apod. Systém ideálně pod kontrolou nezávislé organizace pro vyloučení manipulace při výběrovém řízení.

Zaslat dokumenty – cenové návrhy na předem a jasně za vymezenou práci a za materiál, pak budou moci vlastníci z SVJ. Zaslané dokumenty se zveřejní všem vlastníkům až v naplánovaném okamžiku začátku virtuální schůze, aby bylo výběrové řízení korektní a transparentní. Při splnění všech podmínek, vyhrává nabídka s nějnižší cenou.

Je zde nějaké SVJ s praktickou zkušeností s výběrovým řízení v rámci dálkově zaslaných cenových návrhů, tzn. pomocí nějaké internetové platformy?

Děkuji.

  • per rollam

Štítky (beta): Přidejte nový štítek vepsáním, smažte kliknutím na křížek (pouze pro přihlášené). Zobrazte další diskuse s daným štítkem kliknutím na štítek. Seznam štítků.

Vložil PN8, 18. Leden 2021 - 15:44

Děkuji za odpovědi.

Pokud používáte pro dálkové hlasování a zasílání cenových návrhů datovou schránku SVJ, jak řešíte vlastníky, kteří datovou schránku nemají nebo si ji nechtějí zřídit?

1 a) Akceptujete službu ČP „doporučený dopis“ s vyplněným hlasovacím formulářem a cenovými návrhy?

2 a) Pokud akceptujete doporučené dopisy jak zajišťujete na dálku transparentnost? Tzn. aby výše cen v ostatních cenových návrzích NEviděl nikdo dopředu. Tedy, aby nikdo nemohl manipulovat a přizpůsobit si vlastní cenový návrh, dle výše cen v předchozích cenových návrzích ostatních?

2 b) Tzn. jak máte systém nastaven, aby bylo prokazatelné, že se cenové návrhy a hlasovací formuláře (i ty zaslané např. doporučeně poštou) otevřou současně až v den a hodinu začátku schůze SVJ?

3 a) Používáte nějakou formu živého audio-video vysílání z virtuální schůze SVJ, kdy se celý průběh schůze (přihlášeným vlastníkům) živě vysílá a také zaznamenává. Např. živé vysílání na YouTube.com a podobně?

4 a) Nebo provádíte jen audio-video záznam z virtuální schůze SVJ, např. při otevírání cenových návrhů a hlasovacích formulářů máte zapnutou např. televizi, rádio, internet (přepnete mezi několika kanály) s živým přenosem. Tak prokážete den a čas začátku virtuální schůze. A zaznamenáváte do video-audio záznamu další průběh virtuální schůze až do jejího konce?

Děkuji.

Vložil Pavel, 18. Leden 2021 - 23:43

PN8,

1)v ČR je cca

  • 4,4 mil. hospodařících domácností
  • 1,6 mil. bytů v SVJ
  • 0,4 mil. datových schránek podnikajících a nepodnikajících fyzických osob

Domnívám se, že je prakticky nemožné, aby se prostřednictvím datových schránek něco „otevíralo současně na začátku shromáždění“.

2)I kdyby to bylo možné, tak nevím k čemu by to bylo, když vyhrává nejnižší cena. Vybrat nejnižší cenu by zvládl žák druhé třídy základní školy, k tomu nemusí být shromáždění. Nepředpokládám, že by skupina členů SVJ zapojená on-line dokázala posoudit, mimo ceny, kvalitu předložených nabídek. Nebo máte u Vás jen stavaře – rozpočtáře?

3)U nás máme 141 jednotek. Dělali jsme mj. okna, vstupní portály, zateplení, střechu, 6 výtahů. Shromáždění schválilo rámcově co se bude dělat, asi za kolik, asi kdy a zdroje financování. Projektant zpracoval jasnou poptávku na jednotlivé akce s výkazem slepých výměr. Každý ze členů SVJ mohl dodat adresu na kterou jsme poptávku poslali. Nabídky byly v zalepených obálkách, které protokolárně otevíral na jednom jednání výbor a kontrolní komise, celkem 8 lidí. Nabídky jsme si nechali poslat v papírové podobě a na CD resp. nějakém úložišti na webu. Tím jsme dosáhli transparentnosti. Potom byly nabídky k dispozici všem členům SVJ na vyžádání. Vlastní výběr prováděl výbor. Ověřovali jsme zájemce z veřejných zdrojů a podle referencí, které byly vyžadovány v poptávce. V prvním kole jsme vyřadili nabídky nesplňující zadání, společnosti bez minulosti, bez referencí atd. Ve druhém kole nám pomáhal při výběru dodavatele budoucí stavební dozor, protože ve výboru nemáme stavaře. Ve výboru ale máme právníky a ekonomy a tak jsme posuzovali i předložené návrhy smluv. Z návrhů smluv se mnohé dozvíte. Např. jeden dodavatel nám „zdarma“ nabízel svůj stavební dozor. Nakonec jsme stejně předložili svou smlouvu, zpracovanou právníky, ale zrovna tento dobrák se svým stavebním dozorem ji nedostal. Hodně jsme dali na reference. Stavební dozor vyfotil některé referenční objekty po 3 – 5 letech provozu. Ve výboru máme výtaháře a tak celý výbor objížděl poslední instalace výtahů jednotlivých dodavatelů. Samozřejmě, že cena také hrála roli, ale rozhodně nebyla jediným ukazatelem.

Stálo nás to spoustu času, ale domnívám se, že to bylo efektivnější než hledat technické možnosti, jak celé shromáždění bude v jeden okamžik svědkem toho, že se najednou v mnoha kolonkách zjeví nějaká čísílka.

Hezký den!

Pavel

Vložil PN8, 19. Leden 2021 - 23:30

Pavle, děkuji za informace a detailní popis výběrového řízení u vás. Váš postup v rámci vašich proměnných (výbor, přítomnost komise, NEcovidové období atd.) dává smysl.

ALE je „covidové období“, tzn. omezení shromažďování osob. V našem SVJ není výbor, ale jen externí předseda. A v současnosti nelze svolat kvůli Covidu-19 klasickou schůzi SVJ. Tedy u předsedy nebude nikdo další fyzicky přítomen, žádný vlastníci jako na klasické schůzi a žádná kontrolní komise přímo na místě. Navíc externího předsedu je třeba v našem případě kontrolovat i vzhledem k předešlým zkušenostem s ním. Tzn. pokud bude schůze probíhat dálkově, pak je technicky nutné průběh výběrového řízení resp. otevření a zobrazení papírových cenových nabídek ukázat na dálku – pohlídat. Datová schránka má v protokolu příchozí čas zprávy, čas otevření zprávy, zprávu nelze přeposlat bez otevření atd., kontrolní mechanismy jsou OK. Jedná se tedy o pohlídání, právě otevírání návrhů zaslanými doporučeně poštou v obálce.

Proto jsem v mém komentáři „Vložil PN8, 18. Leden 2021 – 15:44“ uváděl a dotazoval se na možnost živého vysílání 3 a) a 4 a) záznamu s potvrzením dne a času.

Odpovědi na Vaše otázky:

2)I kdyby to bylo možné, tak nevím k čemu by to bylo, když vyhrává nejnižší cena. Vybrat nejnižší cenu by zvládl žák druhé třídy základní školy, k tomu nemusí být shromáždění. Nepředpokládám, že by skupina členů SVJ zapojená on-line dokázala posoudit, mimo ceny, kvalitu předložených nabídek. Nebo máte u Vás jen stavaře – rozpočtáře? 

Proč? Jak jsem již psal v předchozím bodě 2 a): „Tedy, aby nikdo nemohl manipulovat a přizpůsobit si vlastní cenový návrh, dle výše cen v předchozích cenových návrzích ostatních?“

Aby se předem NEmohl podívat na ceny ostatních a NEsnížil záměrně svojí cenu. Aby NEměl oproti předchozím firmám – nabídkám výhodu v tom, že by znal jejich ceny předem. A „svojí“ nabídku by tak mohl cenou přizpůsobit. Aby NEpodváděl… Tedy, aby byl naplněn smysl výběrového řízení. Rozumíme si?

3)U nás máme 141 jednotek. Dělali jsme mj. okna, vstupní portály, zateplení, střechu, 6 výtahů. Shromáždění schválilo rámcově co se bude dělat, asi za kolik, asi kdy a zdroje financování. Projektant zpracoval jasnou poptávku na jednotlivé akce s výkazem slepých výměr. Každý ze členů SVJ mohl dodat adresu na kterou jsme poptávku poslali. 

Ano, souhlasím. Máme také slepé zadání, zvlášť definován materiál (dokonce množství materiálu, druh, typ, metry atd.) a práci opět detailně atd. Tak aby bylo možné jasně srovnávat. U firem vyžadujeme minimáně dvě reference, pojištění atd. Klasické nároky. Reference ověřujeme (více níže). Každý z členů může podat cenovou nabídku dle zadání.

Nabídky byly v zalepených obálkách, které protokolárně otevíral na jednom jednání výbor a kontrolní komise, celkem 8 lidí. Nabídky jsme si nechali poslat v papírové podobě a na CD resp. nějakém úložišti na webu. Tím jsme dosáhli transparentnosti. Potom byly nabídky k dispozici všem členům SVJ na vyžádání. 

Kvůli COVID-19 se nemůže více osob fyzicky sejít. Tzn. výbor a kontrolní komise se bohužel nemůže pro vydaná omezení vládou sejít. Tzn. Vámi výše uvedené funguje v normálních „NEcovidových“ podmínkách. A právě proto jsem uváděl dotazy v mých předchozích komentářích.

Vlastní výběr prováděl výbor. Ověřovali jsme zájemce z veřejných zdrojů a podle referencí, které byly vyžadovány v poptávce. V prvním kole jsme vyřadili nabídky nesplňující zadání, společnosti bez minulosti, bez referencí atd. Ve druhém kole nám pomáhal při výběru dodavatele budoucí stavební dozor, protože ve výboru nemáme stavaře. 

Postup byl u nás v SVJ v minulosti víceméně stejný. V našem SVJ je několik vlastníků buď přímo profesí stavařů nebo mající se stavbou bohaté zkušenosti. U nás se stavební nároky – zadání řešilo již do detailních slepých zadání. Po výběrovém řízení se vybraná firma při práci vždy hlídala průběžně, materiál jsme kupovali většinou sami předem (pokud to charakter opravy umožnoval), peníze firmě vždy až za zkontrolovanou – převzatou část díla atd. Nakonec to vyhovovalo i solidním firmám, dostávali průběžně zaplaceno (klidně v krátkých intervalech, třeba i po 4 dech nebo po týdnu apod.) pokud dobře odvedli práci. SVJ mělo kontrolu nad opravami, NEdávali jsme většinou peníze dopředu.

Ve výboru ale máme právníky a ekonomy a tak jsme posuzovali i předložené návrhy smluv. Z návrhů smluv se mnohé dozvíte. Např. jeden dodavatel nám „zdarma“ nabízel svůj stavební dozor. Nakonec jsme stejně předložili svou smlouvu, zpracovanou právníky, ale zrovna tento dobrák se svým stavebním dozorem ji nedostal. 

Ano, souhlasím. V našem SVJ jsem v minulosti řešil smlouvy také s právníkem, členem SVJ. Zhruba a stručně jsme podmínky firmám avizovali také předem. Konkrétní smlouvy jsme firmám prezentovali po výběrovém řízení. Nestalo se aby kvůli smlouvě firma odmítla realizovat dílo. Občas se smlouva po dohodě trochu upravila. Spíše bylo někdy komplikované se domluvit a pochopit, když komunikují právník, ekonom, stavař – technik. Každý je odborník na svůj obor, chce hrát na svém „hřišti“. Každopádně, pokud jdou ega stranou je zastoupení uvedených profesí v rámci SVJ většinou přínos.

Hodně jsme dali na reference. Stavební dozor vyfotil některé referenční objekty po 3 – 5 letech provozu. Ve výboru máme výtaháře a tak celý výbor objížděl poslední instalace výtahů jednotlivých dodavatelů. Samozřejmě, že cena také hrála roli, ale rozhodně nebyla jediným ukazatelem. 

Reference dodávají firmy písemně předem, chceme minimálně dvě a více referencí. Nasledně jejich referenční objekty kontaktujeme, předchozím objednavatelům díla telefonicky vysvětlíme proč, co a jak…Na krátký formulář nám referenční kontakty (stylem: ANO/NE), vždycky odpověděli. Často přidali i fotografie oprav, často přidali i pár vět navíc. Na uskutečněné opravy jsem se jel i fyzicky podívat, vyfotil na místě, zdokumentoval. Pokud firma uvedené doložila a ověřil se i faktický stav, následná oprava dopadla vždy dobře.

U nás byla cena ukazatelem, který nakonec rozhodl. Za předpokladu, že firmy splnily všechny ostatní podmínky, rozhodla logicky cena. V pořádku musí být také smlouva o díle, průběžný dozor při opravě, dokumentace v průběhu, trvat na dokončení nedodělků či chyb, NEplatit předem (pokud to charakter díla umožňuje) atd.

Stálo nás to spoustu času, ale domnívám se, že to bylo efektivnější než hledat technické možnosti, jak celé shromáždění bude v jeden okamžik svědkem toho, že se najednou v mnoha kolonkách zjeví nějaká čísílka. 

V návaznosti na mnou výše uvedené odpovědi je doufám již jasné, že se NEbude jednat o „nějaká čísílka“ v „mnoha kolonkách“. Bude se jednat o stejně nadefinovaná slepá zadaní a pouze několik výsledných čísel (cen) se bude lišit. Tzn. bude možné výsledky cenových návrhů jednoduše porovnat. Již vyzkoušeno – ověřeno několika výběrovými řízeními, ovšem před Covidem, tzn. byly přítomní vlastníci, vzájemně všichni kontrolovali, že byly návrhy předloženy najednou. To v následujících týdnech bohužel asi nepůjde kvůli zákazu shromažďování více osob. Rozumíme si?

V rámci výše uvedeného dodávám, že všechny opravy a investice byly provedeny dle zadání a nikdy jsme jako SVJ nedopláceli finance navíc, oproti nabídce – ceně schválené na schůzi. Řada vlastníků, když viděla výsledky oprav a dodržení cen si pak firmy zvala i na opravy svých bytů, domů a dalších nemovitostí.

Mám pocit, že se některých zde na portálu zásadně dotklo (viz. minusování, navíc mínusovat otázky…) nebo nepochopili, že se pouze ptám, jak zajistit maximální transparentnost na dálku. V době „covidové“ tedy v případě hlasování na dálku musí být postup logicky v něčem jiný než při klasické schůzi s fyzickou přítomností. Rozhodně nechci přidělávat práci sobě nebo někomu dalšímu. Myslím dopředu, jedná se o předcházení případným stížnostem či žalobám od vlastníků a předcházení chybám správce, ať chybám záměrným či neúmyslným.

Každopádně znovu děkuji za Váš příspěvek. Pěkný den.

Vložil Justitianus, 17. Leden 2021 - 4:26

To byste ovšem porušili zákon.

Podle § 1207 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb. platí, že nejsou-li k pozvánce připojeny podklady týkající se pořadu zasedání, umožní svolavatel každému vlastníku jednotky VČAS se s nimi seznámit.

Z uvedeného plyne, že je porušením zákona, jestliže podklady zpřístupníte teprve v okamžiku zahájení „virtuální schůze“ shromáždění. Žádný soud by to neposoudil jako „včas“.

Dálkové předkládání cenových návrhů je běžné od devadesátých let, kdy se rozšířilo používání emailu. Jestliže vám jde o průkaznost (co a kdy bylo zasláno právnické osobě SVJ), zřiďte pro SVJ datovou schránku a aktivujte příjem poštovních datových zpráv. A máte to vyřešeno. Případně si k tomu ještě zřiďte službu „datový trezor“, aby zprávy nemizely po třech měsících.

Justitianus

Vložil TN. (bez ověření), 17. Leden 2021 - 11:55

Justitiane, už jste se někdy soudil? Já ano a sleduji intenzivně rozhodovací praxi krajských soudů, nechávám si zasílat rozsudky většiny KS + obou VS ohledně žaloby přehlasovaných vlastníků SVJ. Žádný soud vám neshodí schůzi jen proto, že svolavatel nedal k dispozici podklady VČAS. Vada to je, ale soud konstatuje, že jsou-li podklady na samotné schůzi, byla vada zhojena.

Vložil Zemphira (bez ověření), 17. Leden 2021 - 12:27

„Justitiane, už jste se někdy soudil?“

Rovněž prosím o odpověď a doplňuji: Pokud ano, týkalo se to bytového spoluvlastnictví?

Vložil Zemphira (bez ověření), 17. Leden 2021 - 11:24

Pane Justitiane,

můžete, prosím, napsat, co znamená včas. Kdy nejdříve a kdy nejpozději je včas. Děkuji.

Vložil taky člen (bez ověření), 17. Leden 2021 - 11:28

Pro nechápavé blbky, nepomůže „včas“ ani kdyby to trvalo půl roku:-)

Vložil PN8, 17. Leden 2021 - 11:15

Děkuji za reakci, upřesním.

Podklady k hlasování budou zaslány včas. Zákonem daná min. lhůta je 15 dnů před schůzí. U nás to bude více než 15 dnů před hlasováním dálkově. Podkladem (zaslaným dostatečně dopředu) pro výběrové řízení bude SLEPÝ rozpočet – jasné a přesné zadání opravy. Proč, co, kde, kolik, jak se bude opravovat, minimální požadavky na firmy, definován materiál, práce extra. Tak, aby bylo možné srovnávat srovnatelné.

Až v okamžiku zahájení virtuální schůze se tedy VYPLNĚNÉ, vlastníky zaslané cenové návrhy zobrazí. Tak, aby výše cen ostatních NEvěděl nikdo dopředu, tedy nemohl manipulovat a přizpůsobit si vlastní cenový návrh, dle cen v návrzích ostatních.

Podívám se podrobně na technické možnosti datové schránky.

Volby prohlížení komentářů

Vyberte si, jak chcete zobrazovat komentáře a klikněte na "Uložit změny".