Ve svých Stanovách byste měli mít definováno:

1. Nejzazší termín vyhotovení zápisu
2. Formy zveřejnění – pokud jsou uvedeny, není to podmínka
3. Místo uložení – kde jsou zápisy uschovány
4. Pravidlo pro seznámení – jakým způsobem bude seznámení provedeno
5. Pravidla pro zasílání – zda je možné zasílat zápisy třeba e-mailem či poštou
6. Místo seznámení – pokud je odlišné od zákonné úpravy, jinak platí sídlo spolku, což je zpravidla ten vchod (třeba u paneláku), kde bydlí předseda a má tam trvalé bydliště

Na nástěnku se zpravidla vyvěšují zápisy z jednání Výboru, nikoliv plné znění zápisu ze shromáždění, pokud toto není ve Stanovách.