Tak to máte smůlu na výbor a štěstí na členy. U nás je to přesně naopak: pozvánky na schůze shromáždění i zápisy se schůzí shromáždění i výboru kopíruji a dávám každému členu do schránky, ale oni je stejně nečtou. Podklady k bodům, které se budou projednávat na shromáždění, mají k dispozici nejméně 14 dní předem (ne vystavené, ale k prostudování u členů výboru) a většinou nikdo z téměř 30 členů nepřijde, aby si je prostudoval nebo okopíroval. Na shromáždění pak buď odhlasují vše, jako stádo, anebo si stěžují, že neviděli podklady a nemohou hlasovat (to jen tehdy, když jde o peníze).

Jinak k Vašemu problému: vzorové stanovy zmiňují v článku VII, odstavci 18

Zápis podepisuje předsedající a zapisovatel. Zápisy včetně
písemných podkladů k jednání shromáždění musí být uschovány u předsedy výboru nebo u pověřeného vlastníka.

Ve stanovách ani v zákoně o vlastnictví bytů není zmíněna lhůta. Zkuste ji dohledat v obecných předpisech (obchodní zákoník?).