V našem SVJ na stroji vyhotovím zápis z jednání výboru, ze shromáždění, který podepíše zapisovatelka(píše zvlášť do knihy zápisů, kterou použiji jako pomůcku pro vlastní sepsání na stroji) a já přidám podpis:ověřil­.Součástí je ve spodní části zápisu :Vyvěšeno dne:kVšechny zde přímo uvedu datum vyvěšení ve skřínce výboru SVJ a současně pouze vyznačím slovo: svěšeno.To doplním datumem,kdy zápis ze skřínky vyjmu Všechny zápisy archivuje v pořadači, takže hledání je velmi snadné.Jde o l0 zápisů z jednání výboru(červenec, srpen,neschůzujeme) a dva zápisy ze shromáždění SVJ.To je za rok 12 listů A4.