Podívejte se do vašich stanov co říkají ke schůzím výboru. Pokud jen to co jste napsala, není třeba ani zápisu. Žádný předpis o něm nehovoří. A opravdu by bylo lepší, při vašem počtu členů, mít pouze pověřeného vlastníka. Tím by se navíc vyřešil i váš problém :-)