Zápis ze schůze jako důkaz pro soudní řízení
Zápis ze shromáždění obvykle slouží jako základní důkaz při soudních řízeních (žaloby přehlasovaného vlastníka, žaloby o zaplacení dluhu či splnění jiné povinnosti apod.).
Jak byste postupovali, když v zápise je popsán průběh schůze jinak, než se odehrál? Nebo v zápise chybí popis úplně? Zápis je neúplný – viděl jsem stručné „zápisy“, které jsou spíše jen jakýmsi protokolem o hlasování (uveden předmět hlasování a výsledek v % podílů a není uvedeno, které jednotky hlasovaly proti a které se zdržely, chybí úplný text usnesení). V zápise jsou chybně výsledky hlasování (uvedeno, že hlasovalo 100 % za, ačkoli několik vlastníků hlasovalo proti).
Myslím, že:
- neúplný zápis je nepřezkoumatelný
- co ale se situací, kdy jsou nesprávně uvedeny výsledky hlasování?
- co se situací, kdy je zapisovatelem popsána událost jinak, než proběhla?
- co se situací, kdy statutár dodá soudu jiný zápis či jiné přílohy (dodatečně vytvořené tak, aby SVJ žalobu vyhrálo)
Připustí soud např. tajně pořízenou nahrávku ze schůze? Jak z nahrávky soud pozná, že byla provedena právě na této schůzi? A co když je záznam nekvalitní? Připustí soud svědectví vlastníků, kteří popíší událost v rozporu se zápisem?
Nebo je zápis svaté písmo? Pokud by platilo to, co je v zápise, jak se zachovat, když statutární orgán odmítne i po písemné výzvě umožnit do zápisu nahlédnout? Podám žalobu o nahlédnutí a po roce mi na základě soudního rozhodnutí statutár zápis ukáže a já zjistím, že zápis neodpovídá pravdě?
Zajímaly by mne způsoby prevence.
Je možné např. dát do stanov ustanovení, že „zápis ze shromáždění v úplném znění, vč. prezenčních listin a všech příloh je povinen výbor umístit nejpozději do 14 dnů od konání shromáždění na webu společenství, a vlastníkům, kteří o něj požádají, zaslat e-mailem a neučiní-li tak, má se za to, že zápis je neplatný“.
Tím by se zabránilo utajování a skrývání zápisů a falšování zápisu do budoucna.
Případně máte jiné nápady?
máte právo záznam ze shromáždění reklamovat , v případě že s reklamací neuspějete , máte možnost podat celou záležitost k soudu. Nicméně do budoucna je řada možností , jak něčemu podobnému zamezit. Po zahájení schůze můžete zvolit osobu , která záznam provede. Poté můžete volit i ověřovatele zápisu. Platí povinnost zveřejnit zápis (nevím ,jaká je lhůta u SVJ…u BD je to 15 dnů). Pokud se zápisem nesouhlasíte , máte možnost jej reklamovat u výboru SVJ (představenstva BD) v nějaké lhůtě (u BD je to 3 měsíce od schůze , u SVJ nevím…je to uvedeno v pravidlech pro spolky). Pokud s reklamací neuspějete , máte možnost to dát k soudu.. Jinak je možnost ze schůzí (shromáždění) pořizovat ještě zvukové a obrazové záznamy.
Pane Stanislave,
Váš dotaz má dvě části. K té první: Zápis bývá poskytován všem vlastníkům jednotek. Na formě tolik nezáleží (web, e-mail, vytištěná listina), ač nejkomfortnější pro obě strany je nepochybně web. Pokud tomu tak není, skutečně nezbývá, než se poskytnutí zápisu domáhat soudně (a než se tak stane, napadat veškerá mezitím přijatá rozhodnutí proto, že jste se s nimi nemohl seznámit, a tak neodkážete posoudit jejich zákonnost). Tolik příznivé zprávy.
Dále se tážete „Nebo je zápis svaté písmo?“ Tady už je odpověď bohužel příznivá daleko méně. Podle nynější právní úpravy je zápis skutečně takřka dogma. Zápis není možné napadnout, napadnout je možné pouze přijatá rozhodnutí, a to pouze ta důležitá. Většina rozhodnutí tak je navěky písmem svatým (protože nejsou důležitá, nejsou ani napadnutelná). Účinná a rychlá ochrana práv vlastníka jednotky bohužel prakticky chybí. Zákonodárce nepodloženě vychází z jakési kolektivní moudrosti shromáždění, která chyby opraví zevnitř, aniž by poskytoval možnost účinné vnější kontroly. Psáno na základě více než desetileté zkušenosti.
A co situace, kdy lidé ze schůze odchází, shromáždění se stane usnášení nezpůsobilým a v momentě, kdy se hlasuje o důležité věci (nové stanovy, volba výboru) už na schůzi není původních 56 %, ale třeba jen 48 %. Jenže v zápise je uvedeno samozřejmě 56 %. A protože pro stanovy mělo hlasovat 75 % přítomných, ačkoli hlasovalo jen 74 %, tak zapisovatel do zápisu uvede dvě jednotky navíc, které na schůzi vůbec zastoupeny nebyly (aby stanovy prošly). Zápis ale odmítá vlastníkům ukázat a předloží ho až na výzvu soudu. Soud shledá, že dle předložených důkazů není důvod pro žalobu přehlasovaného vlastníka, jelikož shromáždění bylo usnášní způsobilé a pro stanovy hlasovalo potřebné kvórum. Stanovy omezují práva vlastníků, ale proti stanovám podat žalobu nelze, pouze proti formální proceduře přijetí.
Doporučuji pořizovat zvukový záznam ze shromáždění, případně i videozáznam (třeba z mobilu) a vše si archivovat. Zvukový záznam je možné přiložit jako důkaz k soudnímu sporu.
Na shromáždění se volí zapisovatel a ověřovatel. U nás je to z řad vlastníků. Samozřejmě, že zapisovatel má k dispozici připravené materiály jako podklad k projednávaným bodům. Zápis zpracuje zapisovatel, na naší tiskárně zápis vytiskneme, obě osoby si zkontrolují, zda odpovídá, zápis podepíši a dají pak výboru k založení. Předseda podepisuje, že zápis odpovídá. Stejně tak jsou podepsány prezenční listiny, všechny listy. Jestliže je k dispozici web, tak se zápis běžně dává na něho, vč. příloh. Kdo má zájem pošle se zápis na mail nebo lze nahlédnout. Tak by to mělo fungovat v SVJ. Je ale pravda, že mnozí z nás neumí udělat zápis. Pokud je usnesení, které má sloužit jako podklad pro žádost o úvěr, dotaci, žalobu, tak musí být velmi podrobné. A prevence? Snad nejlepší, dostat se do výboru a udělat spolu s ostatními pořádek v administrativě.
My nemáme také ověřovatele ve stanovách, zatím nám to nikdo nenapadl,
časem určitě doplníme. Vlastníci vzali naše vysvětlení, že je třeba,
aby zápis byl zkontrolován jiným odpovědným vlastníkem, zda zápis
odpovídá průběhu naší schůze.
Je zajímavé, že např. spolky, neziskovky, orgány veřejné správy musí
mít zápis ověřen, jen SVJ ne.
Podle Vás se nějak dá dovodit, že § 422–425 z.č. 90/2012 Sb. se týká spolku? Ptal jsem se, odkud plyne shora tvrzené týkající se spolku.
Poslední komentáře