Identifikace dokumentů (jednací číslo)
Dobrý den, jako předseda výboru se chci zeptat, jak vytváříte identifikační číslo (číslo jednací) dokumentů? Ať hladem jak hledám, nikde nemůžu najít jednoduchý nápad na sestavení čj. V současné době je listin málo, ale do budoucna si myslím, že taková identifikace listin je dobrá. Už jen z důvodu, že sjednotí dokumenty týkající se jedné věci, například výběrového řízení. Děkuji za vaše rady a nápady.
Uchováváte papírové dokumenty, nebo na počítači?
My máme šanony, případně papírové desky tvoříme spisy jako na soudě. Na každého vlastníka máme spis. Zní to možná hrozně, ale je lepší mít veškerou komunikaci rozdělenou na vlastníky, pak nemusíme hledat, ve spisu je předpis záloh, vyúčtování, případné reklamace a kopie upomínek.
Jinak dokumentům žádné pořadové číslo nedáváme, ale rozdělujeme je tematicky do spisů či šanonů.
Jeden šanon přijaté faktury, druhý šanon bankovní výpisy, třetí smlouvy, apod. Projektové dokumentace jsou v krabicích, protože jde o horu dokumentů.
Příklad vhodného čísla jednacího:
Právní/prudič/pokuta/2017/086/Klu.
Blbost, dávejte tomu GUID kód (Babiš-code) a doplňte ho dlouhým EAN-kódem, o kterém nic neprozradíte – bude to pak fungovat i jako „podpis“ abyste poznal dokumenty SVJ od dokumentů zfalšovaných.
Myslete také na Vaše nástupce, že třeba nebudou bývalími chovanci
státních Úřadů, kde
spisová značka, je přidělována trpaslíky v serverovně
Jinak značku/označení Vám může poskytnout
i seniorský pšouk
Nejsem úředníkem, a právě protože myslím na své nástupce rád bych dokumentaci nějak identifikoval. Když někdo po mě poté vezme několik let starý dopis do ruky, aby hned věděl které konkrétní věci se týká a jestli dopis co přišel do schránky minulý týden má s tím něco společného. Takže identifikace musí být jednoduše rozluštitelná a ne jako ty kódy přidělované automaticky trpaslíky v serverovně. Jak říkám, zatím toho moc není, ale co není, může být.
Davide Javůrku, zjevně nemáte co lepšího dělat a nudíte se. Jinak byste takového něco nevymýšlel. Svou funkci si zřejmě hojdáte a rád byste „neměl prach na šuplíčkách“.
Zapomínáte ale, že za pár let a již nebudete mít na Váš systém vliv, přijde nějaký hurá-trubka a v lepším případě se na Vaši práci „z vyskoka v…“ nebo záměrně ji jěště poškodí …aby mohl např. „ukazovat prstem“.
Jo já vím že to je „politika smrti“, ale Vy s tím nic nenaděláte. Jako jste teď Vy, býval jsem i já. Nejdřív jsem v šuplíčcích „zametal“, pak jsem si je „srovnal“. A pak jsem si je „srovnával nahoru a dolů“… a
…pak jsem přišel na to, si minulý předseda „přihýbal z fondu oprav“ nebo chceteli „odkláněl při rozúčtování“ za vydatné pomoci externího správce a „vína pili“ i některými SVJ-kamarády (pravda, nikdo nikdy zálohy do FO nevyúčtovával, a žádná ovce to nikdy nechtěla, tak proč si „něco neodklonit“).
Poté co jsem se s tím seznámil – tak od doby kdy jsem s tím seznámil i spoluvlastníky na pořádaném „sletu-čarodejnic a čarodějů“ (korekní název prý je: „shromáždění“), jsem opět jen „pouhým členem společenství“ nazývaný bláznem, neználkem a blbem co prý neví jak se vede účetnictví ani jak se v této oblasti podniká…
Tak asi tolik k Vaší spisové značce…
Poslední komentáře