Odpovědný je zapisovatel a ověřovatel. Taky do zápisu patří, kolik vlastníků se zúčastnilo, a zda shromáždění bylo usnášeníschopné. Podrobně by měly být zapsány body, kde se hlasuje o úvěru, opravách, rekonstrukci, výtahu, apod. Zapisovatelé píší v bodě Různé, i upozornění na různé provozní záležitosti, stejně jako náměty, připomínky a stížnosti vlastníků. Těmi se pak zabývá výbor nebo jsou zodpovězeny přímo na schůzi. Zápis může mít jednu stránku, ale i 10. Ze zápisu by mělo být jasné, co se vlastně projednávalo.